Live-Chat und ChatBot mit Datenschutz-Fokus

Gegründet und entwickelt in der Mitte Deutschlands

Auch beim Hosting legen wir den Fokus auf Datenschutz. Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert. 

DSGVO konforme ChatBots

Datenerfassung

Datenerfassung

Ein WebChat kann grundsätzlich vollständig anonym erfolgen. Vor Abfrage personenbezogener Daten kann der ChatBot eine Bestätigung einholen.

Verschlüsselung

Verschlüsselung

Alle Kommunikationsinhalte und Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Datenübertragung erfolgt über eine verschlüsselte SSL-Verbindung. 

 

Datenspeicherung

Datenspeicherung

Alle über den ChatBot verarbeiteten Daten werden verschlüsselt an ein, von ConRat bereitgestelltes, in Deutschland gelegenes Rechenzentrum, übertragen. 

Datenlöschung

Datenlöschung

Die Kommunikationsinhalte können von jedem Kommunikationspartner jederzeit manuell gelöscht werden. Eine automatische Löschung erfolgt spätestens nach 2 Jahren.

Auftragsdatenverarbeitung

Auftragsdatenverarbeitung

Über das ChatBot4You-Backend kann online ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gem. DSGVO mit uns geschlossen werden.

Datenschutz-Muster

Datenschutz-Muster

Für die Datenschutzerklärung steht eine Musterformulierung zur Verfügung. Diese können Sie in Ihre Datenschutzerklärung für die Website übernehmen.


Privatsphäre und Datenschutz

Der ChatBot4You-Chat sammelt während eines gewöhnlichen Gesprächs keine personenbezogenen Daten. Es werden nur Daten übertragen, die der Kunde explizit bereitstellt. Sollten Sie mit dem integrierten ChatBot im Laufe eines Gesprächs personenbezogene Daten vom Kunden für die weitere Bearbeitung erfragen, kann dieser direkt vor der Abfrage von Daten einen Einwilligungs-Dialog zur Erfassung personenbezogener Daten ausgeben. Die Einwilligung des Kunden wird protokolliert. Verneint der Kunde, bricht der ChatBot die Befragung ab.


Betroffenenrechte

Ein wichtiger Bestandteil der DSGVO besteht darin, Kunden im Umgang mit Ihren Daten bestimmte Rechte einzuräumen.  Kunden müssen wissen, welche Daten Sie von ihnen erfassen, besitzen und verarbeiten. Die im Chatfenster integrierten und für jeden Nutzer zugänglichen Funktionen zur Dateneinsicht, Datenkorrektur und Datenlöschung ersparen Ihnen Zeit und gibt Ihren Kunden ein sicheres Gefühl. Über den Datenschutzlink, der auf Ihre Datenschutzerklärung führt, können Sie offen und transparent über Ihre Datenschutz-Richtlinien informieren. 


Live-Chat & ChatBot

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Chatbot und Datenschutz – das gilt es zu beachten

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurde der Umgang mit personenbezogenen Daten verschärft. Wenn Sie einen ChatBot oder Live-Chat auf Ihrer Website einsetzen, unterliegen diese Daten auch dem Datenschutz. Daher ist die Nutzung eines deutschen ChatBots ausdrücklich zu empfehlen, da die Datenspeicherung sonst meist im Ausland erfolgt.


Beim Einsatz von einem ChatBot sind folgende Punkte der DSGVO besonders zu beachten:
 

  • Personenbezogene Daten erheben / nutzen
    Hier gelten dieselben DSGVO Bestimmungen wie auf Ihrer Website.

    Grundsätzlich ist der ChatBot von ChatBot4You vollständig anonym nutzbar. Über den Chat auf der Website werden keine personenbezogenen Daten erfasst, ausser Sie bitten den User um Angabe solcher Daten. Über den Chat im Facebook-Messenger werden Name, Profilbild und Mailadresse des Users erfasst und gespeichert.

     
  • Recht auf Vergessenwerden / Datenauskunft
    Jeder User hat das Recht auf Einsicht in die Daten, die ein Unternehmen über sie speichert, diese Daten zu ändern oder zu löschen. Gem. DSGVO hat jeder User das "Recht auf Vergessenwerden". Sofern ein User darauf besteht müssen Sie alle Nutzerdaten aus der Datenbank entfernen.

    Jeder User kann den gesamten ChatVerlauf über das Menü im ChatFenster der Website selbst löschen. Sie können jederzeit einen einzelnen Chatverlauf incl. aller Daten dauerhaft und vollständig löschen. 

     
  • Einwilligung
    Vor dem Speichern von personenbezogenen Daten muss der User in den Speicherprozess einwilligen.

    Über den Chat auf der Website werden keine Daten erfasst. Fragen Sie Daten wie E-Mail-Adresse oder Name ab, können Sie über den ChatBot den User auf die Speicherung aufmerksam machen und seine Einwilligung einholen.

     
  • Auftragsverarbeitung
    Mit externen Dienstleistern müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO abschließen.

    Einen vorgefertigten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung stellen wir Ihnen im Kundenmenü zur Verfügung. Diesen können Sie direkt online mit uns abschließen.

     
  • Datenschutzerklärung
    Ihre Datenschutzerklärung sollte aktuell und an die Nutzung des ChatBot oder Live-Chats angepasst werden.

    Eine entsprechende Muster-Datenschutzerklärung steht für Sie zum Download bereit.

     
  • IT-Sicherheit
    Die DSGVO verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz zu ergreifen.

    Die Datenspeicherung erfolgt bei ChatBot4You in einem deutschen Rechenzentrum. Sämtliche Kommunikationsinhalte und Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Die Büroräume sind zudem mit einer biometrischen Zutrittskonrolle gesichert. Der Zutritt ist nur Mitarbeitern während der Bürozeiten erlaubt. Besucher werden grundsätzlich begleitet. Alle Zugangsgeräte sind passwortgeschützt.

 


Dies stellt keine Rechtsberatung dar, sondern soll nur einen kleinen Einblick in den Datenschutz (DSGVO) im Umgang mit ChatBots geben. Es wird auch keine Gewährleistung auf Vollständigkeit und Richtigkeit übernommen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Anwalt und Datenschutzbeauftragten.